Mer att läsa
”Alla verksamheter skulle må bra av att ha en engagerad Facility Manager.”
10 frågor till Saija Myhre Wood som jobbar som Beställningsplanerare för Lokalvård & Förplägnad på Försvarsmakten
1. Vad var det som fick dig intresserad av att arbeta inom facility management?
Jag har sedan jag börjat arbeta jobbat inom service och hospitality, och detta kändes som en förlängning på det jag redan gjort. En annan gren av ett träd jag redan kände mig trygg i.
2. Hur fick du först reda på vad facility management innebär?
Som sagt så har det ju funnits runt mig hela mitt arbetsliv, men det var först när jag började plugga som jag verkligen fick redan på bredden av det. Här på Västkusten används inte heller termen så frekvent.
3. Vilka aspekter av facility management tycker du är mest spännande?
Jag tycker att det är spännande för att det är ett yrke som behövs PRECIS ÖVERALLT. Jag tror att varje verksamhet hade mått bra av att ha en facility manager, så att övriga anställda kan fokusera på sina kärnuppgifter.
4. Vad hoppas du kunna åstadkomma inom FM?
Jag vill sätta FM på kartan, få företagsledningar att förstå vikten av att ha en kunnig person i sitt företag som tar hand om alla lösa trådar. Det som ingen annan hinner med, för att det inte finns tid.
5. Hur ser du på möjligheten att arbeta med hållbarhet inom FM?
Hållbarhet är ett komplext ord och helt beroende på var du jobbar och vad du jobbar med. Det de flesta tänker på just nu är ur miljösyfte, och där är det ju minska svinn och engångsartiklar som gäller. Att städa på rätt sätt, med rätt utrustning.
Sedan är det ju hållbarhet som i att skapa en arbetsmiljö där ens personal håller. Att personalen ges rätt förutsättningar för att kunna utföra sittarbete. Om det så är ur den ergonomiska aspekten, men det jag verkligen brinner för; ur den psykologiska aspekten.
Sist men inte minst, på mitt arbete jobbar man även med hållbara livsmedel, där det gäller att hitta så bra livsmedel som möjligt som fungerar i kris och/eller i krig.
Allt detta kan en Facility Manager hjälpa till med.
6. Vilka utmaningar tror du att FM kommer att möta i framtiden?
Att man som alltid tar The Easy Way Out. Att den som bestämmer i företaget inte ser helhetsbilden, utan bara det framför den. Att det som går att lösas för stunden just bara löses för stunden.
Har man ordning och reda i grunden och från början tar det längre tid att raseras.
Ett annat problem är att man har svårt att locka in unga i branschen, för de flesta jobben är inte speciellt välavlönade. Jag tror starkt på att man måste ha jobbat i den bransch man sedan skall “hjälpa”. Att vara en Facility Manager men inte ha förståelse för verksamheten är inte en bra kombination.
7. Hur tror du att teknologiska framsteg kommer att påverka FM framöver?
Teknologi i all ära, men man måste vara smart och ha det på rätt ställen. Fantastiskt att kunna energieffektivisera med sensorer och mätningar, men på vissa ställen behövs det fortfarande riktiga människor. Receptioner helt utan personal blir lätt kallt och irritation kan uppstå.
8. Vad ser du som den viktigaste kompetensen för att lyckas inom FM
Helt beroende på vilken del av Facility Management du väljer så behövs det olika kompetens. Men jag tror på ödmjukhet och ärlighet. Att man är uppmärksam och tydlig. Att man inte bara äger sina misstag, utan även rättar till dem. Att ha jobbat inom området på ett eller annat sätt tidigare är ju självklart en fördel, men alla är nya någon gång.
9. Vilken typ av arbetsmiljö trivs du bäst i, och hur tror du att den erfarenheten kan påverka hur du arbetar med FM?
Även här helt och hållet beroende på vilka arbetsuppgifter man har. Jag har jobbat på så många olika ställen, trollat med knäna. Sprungit Marathon för att hinna med, haft en miljon post it-lappar på datorskärmen, i kavajfickan och till sist på mobilen på väg hem. Det gör ingen glad att jobba på det sättet. Man skall fördela och leda, ingen mår bra av att jobba ihjäl sig, och man skall inte göra sig själv oumbärlig.
Att komma till en arbetsplats och veta vad som förväntas av dig, att du vet var du kan vända dig när du inte hittar det du söker/inte kan utföra din uppgift. Att det finns struktur, klara och tydliga mål. Att alla följer det som beslutats. En av de finaste komplimanger jag fått var när en ung tjej frågade mig “- Skall du jobba imorgon också?”, och jag svarade att ”- Jo, det ska jag ju”. Jag tänkte att hon kanske tyckt att jag varit på för hårt med ordning och reda under arbetspasset. Hon log och sa ”- Yes, vad skönt. Jag vet alltid vad jag skall göra när du jobbar. Det känns så himla bra!”.
Och det kändes bra för mig också.
10. Hur hoppas du att din roll inom FM kan påverka människors upplevelse av deras arbetsmiljö?
Att vara en bra Facility Manager är lite att inte märkas, men att det märks om man inte är där. Att allt bara fungerar för de som jobbar i verksamheten. Jag vill att de skall veta att jag finns, vända sig till mig om det är något och märka att det inom kort har lösts.
Att vara Facility Manager på en arbetsplats är se till att alla kringtjänster fungerar så att kärnverksamheten kan fokusera på sina uppgifter. Vi är väl halvvägs där?
Jag är spindeln i det stora FM-nätet.
Veronica Wennerholm, som är uppväxt och bor i Göteborg, säger att det aldrig var en utstakad plan att få arbeta med Facility Management, utan så som det ofta blir, var det en tillfällighet som gjorde att hon hamnade där. Efter gymnasiet så ville hon ut och resa och tog jobb för att tjäna ihop pengar till den. När hon kom tillbaka började hon läsa företagsekonomi och där väcktes intresset för att mer jobba med event och projekt. Det var då hon fick syn på FM-utbildningen på Affärshögskolan.
– Det var verkligen en tillfällighet. Jag jobbade parallellt med mina studier på ett entreprenadföretag och vi jobbade mycket i projekt. Utbildningen på Affärshögskolan lät spännande och intressant och jag insåg någonstans att jag behövde en annan utbildning för att få arbeta med det som intresserade mig. Så här i efterhand var det nog bilden av att få vara spindeln i nätet i en verksamhet och att få jobba i projektform som var det som lockade mig.
Jag får till ett möte med Veronica en fredag eftermiddag. Hon har fulla arbetsdagar och när vi väl får till ett möte så personifierar hon uttrycket av att brinna för sitt jobb. Energin är påtaglig, liksom hennes arbetsglädje.
Veronica började sin tvååriga utbildning på Affärshögskolan 2019. Hon gjorde två LIA-perioder där den första blev lite annorlunda då den inträffade mitt under pandemin men blev ändå intressant då hon fick jobba med ett förbättringsprojekt. Den andra LIA-perioden gjordes hos ett branschföretag i Stockholm i ett, som hon säger, ”mycket spännande” kvalitetssäkringsprojekt.
– Jag måste vara uppriktig och erkänna att jag inte fullt ut förstod vad FM innebar när jag började på Affärshögskolan. Och det dröjde en bra bit in på utbildningen innan det klarnade men LIA-perioderna var till stor hjälp. Då föll många bitar på plats, säger Veronica. Och jag har haft och har stor nytta av utbildningen. FM-branschen är inte så känd och det finns så många olika delar som man kan jobba med. Den breda utbildningen var här en stor fördel.
Efter skolan hade Veronica inga svårigheter att få jobb. Hon sökte en del och började också på ett företag men där blev det för mycket traditionell administration, Veronica ville ha mer variation och kunna utnyttja det hon lärt sig. Det var då jobbet på Akademiska Hus dök upp och där hon jobbar idag. Hon är Service Manager i Akademiska Hus i Göteborg. Ett hus som också har andra hyresgäster och ett Coworking samt ett Learning lab där olika event äger rum och där Chalmers är med i bakgrunden.
– Jag trivs verkligen här. Ingen dag är den andra lik och jag jobbar i ett fantastiskt team där målbilden känns tydlig. Dagarna börjar kl 8 med att vi går igenom bokningar och ärenden som har kommit in. Sedan blir det möten med hyresgäster för att tala om saker de behöver hjälp med, förbättringar och utveckling som de vill se. Jag jobbar ju främst med det som kallas soft FM men vi samarbetar väldigt nära fastighetsskötarna och teknik. Som du hör, det är en spännande blandning av operativa och strategiska frågor, säger Veronica.
När jag frågar Veronica hur, eller om, hon har märkt av den förändring som det talas mycket om idag när det gäller hybridarbete och att många arbetsplatser står tomma, säger hon att det stämmer. Här har man på Akademiska Hus dock valt att möta det på olika sätt.
– Vi försöker verkligen utveckla arbetsplatsen så att man ska vilja komma hit. Som exempel har vi yoga-klasser, öppet hus där föräldrar får ta med sina barn till olika aktiviteter och så här långt så har vi lyckats bra, vi ser att man vill komma in och jobba här, vilket är kul och ett kvitto på att vi lyckats. Men vi måste självklart hela tiden vara på tårna och vi börjar mer och mer ta hjälp av den teknik som utvecklas där vi kan mäta närvaro i huset och på det sättet jobba proaktivt med både mjuka aktiviteter och optimeringar av de tekniska systemen, avslutar Veronica.
Vi hade kunnat fortsätta samtalet kände jag men Veronica måste iväg. Det är fredag eftermiddag och mycket som ska fixas innan det blir helg.
Christer Ekelund, medförfattare Stora FM-boken
Våra krav på arbetsplatsen ökar rasande snabbt!
Det går en stark och kreativ förändringsvåg genom Facility Management. FM är nu ett mycket viktigt och effektivt verktyg för företag att locka de anställda tillbaka till kontoret och för fastighetsägarna att fylla upp sina lokaler. Micael Larsen, medförfattare till Stora FM-boken, berättar om hur medarbetare ställer nya krav och hur det leder till helt nya yrken.
FM är inte alltid så lätt att förklara!
Det är inte alltid man hittar rätt väg till yrkeslivet på en gång och ibland kan det verka som en slump att man hamnar där man gör. Det skulle kunna sammanfatta hur det var för Dina Moattar som idag arbetar som ABW-koordinator på ett stort industriföretag, ett uppdrag som drivs av Sodexo där Dina är anställd.
– Jag har alltid haft mina extrajobb vid sidan av skolan. inom servicebranschen och har haft fokus på service och människor, vilket är lite konstigt eftersom jag privat är ganska blyg. Ja, vissa kanske till och med skulle säga introvert, säger Dina när jag frågar om hur det kom sig att hon hamnade inom FM-branschen.
Efter gymnasiet började Dina plugga till sjuksköterska men hoppade av efter någon termin eftersom det inte kändes rätt för henne. Hon började titta efter andra utbildningar där service och möten var centrala och hittade då FM-utbildningen på Affärshögskolan.
– Facility Management var för mig helt okänt, säger Dina, men kursbeskrivningen och det jag kunde läsa mig till om branschen kändes som att det skulle passa mig. Här skulle jag få jobba strukturerat, som spindeln i nätet, planera, leda projekt och möta människor. Men också den tekniska delen kändes intressant eftersom jag själv gillar att fixa och renovera. Sedan var det också det där med att utmana könsrollerna eftersom FM, åtminstone på den tekniska sidan, domineras av killar.
Dina gjorde sina LIA-perioder på Sodexo och hos den kund där hon idag har sin arbetsplats. Sista dagen av sin LIA blev hon hejdad i korridoren av en av cheferna och fick frågan om hon skulle kunna tänka sig att börja jobba där.
– Det var ju lite överraskande men jag blev jätteglad eftersom jag hade trivts under min LIA och jag hade inte börjat söka några andra jobb, vilket så här i efterhand kanske var lite obetänksamt, säger Dina och skrattar.
En arbetsdag för Dina börjar redan kl 7 på morgon. Då kollar hon inkomna ärenden som rapporterats och sedan gör hon en rondering i de lokaler som hon ansvarar för.
– Vi kollar att konferensrum är iordningsställda och att utrustningen är komplett och fungerar, det är många fler saker som vi ska säkerställa är i ordning. Vi försöker också fixa teknisk utrustning som felanmälts. Ofta är det enkla saker som vi kan ordna, annars går det vidare till teknisk support eller fastighetsavdelningen.
En annan viktig arbetsuppgift är introduktionsturen för nyanställda. Där får de som kommer nya till arbetsplatsen en rundvandring. Både för att hitta till olika ställen som restaurang och förråd men också, vilket är minst lika viktigt, få reda på vad som gäller på ett kontor som arbetar enligt principen ABW – Acitvity Based Workplace.
I slutet av vårt samtal kommer vi in på AI och hur Dina och hennes kollegor kommit att använda det allt mer ofta.
– När jag gick min utbildnings så hade Chat GPT inte lanserats så det är först nu på senare tid som jag kunnat se nyttan av det och det blir än så länge mest översättningar till personal som talar andra språk än svenska. Men jag ser ju också att jag kommer att kunna börja använda det till att bättre förstå och tolka statistik över våra ärenden som rapporteras in.
Avslutningsvis så säger Dina spontant att vet du vad, den bok som du och Micael (Micael Larsen, medförfattare till Stora FM-boken och lärare på Affärshögskolan) skrev, har varit till så oerhört stor hjälp för mig och mina kollegor. De lånar den ofta och vi använder den som en uppslagsbok och checklista när det är något vi undrar över.
En bra avslutning på ett mycket trevligt samtal.
Stockholm 2024-04-03
Christer Ekelund, medförfattare till Stora FM-boken
Det här oroar svenska företagsledare.
Högutvecklade länder är mer oroliga än lågutvecklade länder över den artificiella intelligensens snabba utveckling och utbredning. Bortsett från att ny teknik alltid möter motstånd kan man se att utvecklingsländerna sätter större hopp till att AI kommer att medföra bättre levnadsvillkor. De har en positiv syn på effekterna av AI-drivna produkter och tjänster i deras liv och de litar också på företag som använder AI.
Högutvecklade länder arbetar redan nu i avancerade digitala strukturer som delvis måste överges, och det skapar naturligtvis ett visst motstånd. Hundratals miljoner arbeten kommer att försvinna och kanske lika många nya kommer att skapas. Men kanske beror oron mest på att de högutbildade och demokratiska länderna ser andra faror.
Att vara klok och eftertänksam är oftast enbart av godo men i den snabba utveckling som präglar AI finns det en risk att de som är mer positiva (eller mindre eftertänksamma) utvecklar kunskaper och tjänster som medför att de därmed skaffar sig erfarenheter som förändrar balansen i världen som marknadsplats.
Inför sitt årliga toppmöte presenterades Världsekonomiskt forum (WEF) 2024 års globala riskrapport. I den toppar desinformation listan över de stora riskerna i världen de närmaste två åren. Särskilt pekar man på hur AI-drivna kampanjer kan ha betydelse i politiska valsammanhang och vi står inför flera val i viktiga länder.
Men som många AI-forskare påpekat – möjligheterna är gigantiska om man inte blundar för hoten. Och vi måste hela tiden påminna oss om att grunden i allt skapas av den mänskliga intelligensen! AI är en tjänare och måste så förbli, inte en herre. Och människan kan bara behålla sitt övertag med grundläggande kunskaper.
I Stora FM-boken är det vår grundtanke att förbereda läsaren på den snabba utvecklingen, genom att beskriva de viktigaste delområdena inom facility management samt presentera modeller som kan byggas på allt eftersom utvecklingen, inklusive AI, tar nya steg.
Micael Larsen, medförfattare Stora FM-boken
Kommunikation handlar om att bli hörd.
Liksom förmågan att lyssna.
Facility management handlar alltid om samspel och samverkan. Och kommunikationen är det medel man har för att åskådliggöra och förena. Christer Ekelund, medförfattare till Stora FM-boken, reder ut några centrala begrepp kring hur man kan lyckas i uppdraget som facility manager samtidigt som han beskriver några helt avgörande modeller.
Alla vet vad som kommer att hända inom FM 2024.
2024 kommer att bli de stora förändringarnas år inom FM!
Chat GPT lanserades för bara ett drygt år sedan. I vår håller folkbildningsorganisationerna redan kurser i ämnet.
Förra året började folk i allmänhet prata om Midjourney, Dall-E och andra program. Nu genererar man själv bilder.
Man använder hemtamt de otaliga översättningsmöjligheterna i Lingojam.
AI har gått från utopi till vardag och kommer med stora förändringar. AI kommer att genomsyra allt som FM handlar om idag och kommer att stå för framöver. Några tänkbara förändringar:
Smartare Underhåll. AI kan hjälpa till att förutsäga när maskiner och utrustning i en byggnad kan gå sönder. Det innebär att du kan fixa problem innan de blir allvarliga, vilket sparar både tid och pengar.
Energieffektivitet. AI kan övervaka och justera energianvändningen i en byggnad automatiskt. Det innebär att ljus, värme och kyla kan optimeras för att spara energi och göra byggnaden mer miljövänlig.
Dataanalys för bättre beslut. AI kan analysera stora mängder data om hur en byggnad används. Det ger värdefulla insikter som kan användas för att fatta bättre beslut om hur man optimerar faciliteterna.
Säkerhet och övervakning. AI kan användas för att övervaka säkerheten genom att analysera kamerabilder och upptäcka ovanliga händelser. Det kan hjälpa till att förhindra problem och hålla människor och egendom säkra.
Smart bokning av mötesrum. AI kan hjälpa till att förenkla bokning av mötesrum. Genom att förstå företagets scheman och mönster kan det föreslå bästa tider och platser för möten.
Anpassad komfort. AI kan justera temperatur och belysning baserat på människors preferenser. Det innebär att du kan skapa en mer bekväm arbetsmiljö för alla.
Snabbare problemlösning. Genom att använda AI för att analysera data kan problem i byggnaden identifieras och lösas snabbare. Det betyder mindre tid för att hantera problem och mer tid för att fokusera på andra viktiga saker.
Bättre resursplanering. Genom att förutse behovet av resurser som personal och material kan AI hjälpa till att planera och fördela resurserna på ett effektivt sätt.
AI kan man se som ett fantastiskt hjälpmedel för att utveckla facility management. Och det kommer att förändra tillvaron för både leverantörer, köpare och brukare av FM-tjänster.
Men i den här snabba förändringen är det viktigt att vara klarsynt, om vad AI är. Vi måste hela tiden påminna oss om att grunden i allt skapas av den mänskliga intelligensen! AI är en tjänare och måste så förbli, inte en herre. Och människan kan bara behålla sitt övertag med grundläggande kunskaper.
I Stora FM-boken är det vår grundtanke att förbereda läsaren på den snabba utvecklingen, genom att beskriva de viktigaste delområdena inom facility management samt presentera modeller som kan byggas på allt eftersom utvecklingen, inklusive AI, tar nya steg.
Micael Larsen, medförfattare Stora FM-boken
FM-leverantören har ofta flera lager av kunder.
Derek Sivers är en serieentreprenör som har den där imponerande förmågan att lyckas med det han företar sig. Han tycks veta vad som krävs för att nå framgång, och för honom är det oftast väldigt enkelt. Allt handlar om den befintliga kunden och dennes upplevelser.
Så här skriver han i Anything You want:
”Never forget that absolutely everything you do is for your customers. Make every decision — even decisions about whether to expand the business, raise money, or promote someone — according to what’s best for your customers.
If you’re ever unsure what to prioritize, just ask your customers the open-ended question, ”How can I best help you now?” Then focus on satisfying those requests…
It’s counterintuitive, but the way to grow your business is to focus entirely on your existing customers. Just thrill them, and they’ll tell everyone.”
Den som levererar FM-tjänster har en kund, den som är uppdragsgivaren. Men bakom denne finns ytterligare en kund-leverantörsrelation. Om man verkligen ska lyckas med sitt uppdrag måste man också se kundens kund som sin kund. Och kundens medarbetares samarbeten med omvärlden. FM är ju en sömlös förlängning av kundens behov för att lyckas med visioner och mål. Och för att bli en framgångsrik FM-leverantör måste detta synsätt finnas med i den affärsrelation som skapas med uppdragsgivaren och i de FM-processer som uppdraget bygger på.
Som Derek Sivers säger: just thrill them.
Titta gärna på Derek Sivers rekordkorta och omtalade TED-talk ”How to start a movement”. När andra pratar i 20 minuter pratar han i knappt tre. När andra har fantastiska powerpoints visar han en skakig amatörfilm. Därför att han tror att åhöraren (kunden) gillar det. Enkelhet har nästan alltid ett värde i sig.
Micael Larsen, medförfattare till Stora FM-boken.
”Stora FM-Boken är Facility Coordinatorns viktigaste uppslagsbok”
Madeleine Rhodiner är Facility Coordinator på Four FM och intervjuas här av Christer Ekelund, medförfattare till Stora FM-boken.
Vi börjar med vem du är och vad du gör.
– Jag heter Madeleine Rhodiner och är 39 år. Född och uppvuxen i Skåne men bor och arbetar nu i Göteborg där jag arbetar som Facility Coordinator på FourFM. Studerade Handel och administration på gymnasiet i Lund. Min plan efter gymnasiet var att söka mig till servicebranschen och att arbeta i reception. Att möta människor med ett leende och en nick har liksom alltid kommit naturligt för mig och jag blir aldrig trött på alla dessa möten.
Efter gymnasiet testade jag flera olika yrken; telefonförsäljning, butiksförsäljning, inom vården och förskola/skola. Fortsatte att utbilda mig till Butiksledare på Handelsakademin högskolenivå och fick därefter arbete inom bilbranschen. Men jag ville ha nya utmaningar då arbetet var för monotont för mig.
Hur kom du in på Facility Management?
– Efter samtal med min förstående chef fick jag rekommendationen att söka utbildning inom Facility Management då de skulle öppna upp en ny Facility Management-avdelning inom företaget.
Jag sökte utbildningen Facility Manager på Affärshögskolan i Göteborg, kom in på utbildningen och tog tjänstledigt för studier. När jag kom till skolan första dagen så måste jag erkänna att jag hade dålig uppfattning om vad FM stod för och vad det egentligen omfattade. Men redan den första kursen gjorde att jag inte bara förstod, utan också kände att Wow, det är ju det här jag har sökt utan att förstå det själv. Boken beskriver kort och gott konkret information och kunskap från utbildningen.
I utbildningen fick jag lära mig hur man samordnar, styr och utvecklar stödprocesserna i kärnverksamheten. Jag fick också lära mig hur viktigt det är att arbeta strategiskt och utefter en årsplan, men även hur man arbetar taktiskt med att planera verksamheten och dess behov samt operativt hur man hanterar och planerar kortsiktigt med tillexempel beställningar, felanmälningar och akuta underhåll.
Hur kändes det att få Stora FM-boken som kurslitteratur?
– Det var kul att se att Stora FM-Boken, som kom ungefär samtidigt som jag var klar med utbildningen två år senare, följde kursen så väl. Det var mycket igenkänning.
Jag köpte boken så fort det fanns möjlighet och idag använder jag den som en uppslagsbok och för att påminna mig om delar som kan vara lätta att glömma. En liten anekdot är att när jag försökte förklara för min granne vad jag jobbade med, förstod hon inte det förrän jag visade boken. Eftersom den är så beskrivande så kunde även en gammal dam på 90 år förstå vad jag arbetar med.
Hur gick det då med jobbet du tog tjänstledigt från?
– Jo, det som hände var att efter min utbildning hörde en tjej av sig på LinkedIn och sa att hon gillade min profil och att jag kunde få hennes jobb på Four FM om jag ville, eftersom hon skulle avsluta sin tjänst för annat arbete. Vi bokade in en intervju och jag fick jobbet direkt. (Så det bevisar att LinkedIn fungerar om man har en informativ professionell profil). Jag sa upp mig från bilföretaget och startade min resa inom Facility Management.
Så idag arbetar jag som Facility Coordinator på Four FM. Min roll är att vara Four FM:s representant ute hos kund, där jag genom att vara en integrerad del av kundens verksamhet utför FM-tjänster skräddarsytt efter kundens behov. Four FM är ett företag som finns i de nordiska länderna och är ett genuint trevligt familjärt företag där alla tar hand om alla. Vi får internutbildningar och har god kontakt med alla kollegor inom företaget oavsett vilken tjänstenivå man är på.
Vad är det bästa med att vara Facility Coordinatror?
– I rollen som Facility Coordinator sitter jag själv hos kunden men jag känner mig aldrig ensam. Jag har en stor FourFM familj bakom mig som stöttar och hjälper mig i mina vardagliga uppgifter. På Four FM har jag möjligheten att klättra inom företaget yrkesrollsmässigt och jag utvecklas varje dag med hjälp av kunden men framför allt med hjälp av mina fantastiska kollegor då vi alla arbetar under en riktigt fantastisk ledning. Vi alla är ett med FourFM.
Det som är häftigt är att vi är många som gått Facility Management-utbildningen i både Göteborg, Stockholm och Malmö. Det som är ännu häftigare är att vi har möjlighet att implementera Facility Management från grunden av det vi lärt oss på både utbildningen, på arbetsplatsen och genom det uppslagsverk vi nu har via Stora FM boken.
För de som inte vet vad en Facility Coordinator gör, kan du berätta lite kortfattat?
– Mina arbetsuppgifter är: Besöksmottagning, post -och pakethantering, påfyllning och rengöring av kaffemaskin, administrera passerkort, beställa kontorsmaterial, säkerhetsfrågor, sköta kontakt med hyresvärden gällande tillexempel SBA och felanmälningar, sköta kontakt med leverantörer inom växtservice och städservice. Jag ansvarar för rapportering av Health and Safety, driver förbättringsarbete, går rundvandringar i fastigheten för att identifiera avvikelser och upprätta en åtgärdsplan. Jag är den naturliga kontaktpunkten i serviceleveransen och jag supporterar kunden i diverse projekt som uppkommer under året. Boken beskriver många av dessa leveranser och hur man bedriver förbättringsarbete inom en arbetsplats.
Jag är oerhört stolt över att jag arbetar inom Facility Management-yrket men jag är även oerhört stolt över att kunna använda, implementera och föra vidare kunskap genom Stora FM boken som en av mina Facility Management-lärare Micael Larsen skrivit ihop med just dig Christer Ekelund.
Jag har arbetat inom Facility Management i 2 år och ser en lång framtid inom yrket. Det är omväxlande, roligt, intressant. Och som jag en gång önskade, får jag verkligen möta många människor och jag får uppskattning för det arbete jag och mina kollegor gör. För ibland tas vi som arbetar med service bara för givet och därför är jag också själv väldigt mån om att se och hälsa på alla som jobbar med service. Både på min arbetsplats och i andra sammanhang.
Och hur använder du boken idag?
– Min rekommendation till alla som arbetar med service eller arbetar inom Facility Management, att köpa Stora FM-boken och använda den som ett hjälpmedel i yrket. Den är guld värd! Allra helst om du tänkt läsa utbildningen Facility Management.
Trevlig arbetsmiljö är det näst viktigaste kriteriet vid val av arbetsgivare!
Det visar Randstad Employer Brand Research 2023 som beskriver hur man blir ”Sveriges mest attraktiva arbetsgivare”.
Det är också därför vi vikt det näst längsta kapitlet i Stora FM-boken till just Workplace Management som är den del av FM som förändrats snabbast den senaste tiden, inte minst på grund av pandemin. Hybridarbetet har fått sitt definitiva och förmodligen irreversibla genombrott. Och den allt hårdare konkurrensen om duktiga medarbetare ställer nya tuffa krav på arbetsplatsen och miljön.
I boken beskriver vi konkret hur man tar fram en arbetsplatsstrategi, hur den ska spegla mänskliga behov, vi gör nedslag i forskningen och visar på olika faktiska genomföranden.
Alla företag har en arbetsplatsstrategi. Antingen är den informell och har uppstått spontant eller också är den genomtänkt formulerad och levande. Vi citerar gärna Jennica Lenning som är grundare och vd för Mindmove: ”Många organisationer har lagt ner mycket kraft och energi på att skapa ett nytt arbetssätt och kontor. Men en förstklassig medarbetarupplevelse måste underhållas och utvecklas årligen och organiseras därefter”.
Micael Larsen, medförfattare till Stora FM-boken.
Niels Bohr och Albert Einstein hänger.
”Du tänker inte; du är bara logisk.”
Danske fysikern och nobelpristagaren Niels Bohrs tillrättavisning av Albert Einstein är välkänd, kanske mycket för att den utmanar allas vårt vanetänkande.
Goda idéer kommer sällan från bara ett teoretiskt område utan uppstår i de vägskäl där olika områden möts. Och där spelar logiken en roll men knappast huvudrollen.
Det här har också varit en genomgående tanke när vi skrev Stora FM-boken, att skriva brett och ganska djupt om ett mångskiftande område. Vi har strävat efter att behandla olika kunskapsområden på ett sådant sätt att kunskapen om ett delområde ska bjuda in till möten med andra kunskapsområden, vilket oftast är förutsättningen för att nya tankar, kreativt tänkande och innovation blir möjlig. Och när mötet skett och nya tankar tänkts kan logiken efteråt förklara varför det blev som det blev.
Den engelske kreatören Rory Sutherland formulerar samma sak på sitt sätt: “The trouble with using logic to solve a problem, is that you invariably end up with the same answer as everybody else”. Slutsats, det lönar sig inte att vara logisk när alla andra är logiska.
Christer Ekelund, medförfattare till Stora FM-boken.
Reciprocitet är ett annat ord för framgång.
Låt mig börja med en liten berättelse från en bok vars titel jag för länge sedan glömt.
Som jag nu, långt senare, kommer ihåg berättelsen:
”Jag hörde hur min mamma frågade vår granne om några ägg för hon skulle baka en sockerkaka. Vi hade ägg hemma så jag undrade varför hon frågade.
Och hennes svar bär jag med mig genom livet: De har inte så mycket pengar och ibland ber de oss om saker. Så jag bad om något litet som inte skulle belasta dem. Jag vill att de ska känna att vi behövde dem också. På så sätt kommer det att vara mycket lättare för dem att be oss om allt de behöver.”
Alla företagssamarbeten har en kall och en varm sida. Den kalla är det som formulerar samarbetet och som det alltid vilar på – ett kontrakt, en prislista, en åtgärdsplan. Den varma sidan är att alla samarbeten handlar om människor som gör något, tillsammans. Oavsett på vilken sida av bordet man sitter.
Så vad är då reciprocitet, kunskap och yrkesskicklighet? Ja, men inte bara. Är det engagemang? Ja, men inte bara. Är det servicegrad? Ja, men inte bara. Det finns mer. Reciprocitet är när vi ser den andra som en människa och som vi vågar bjuda in till möten. Där vi berikar andra för att våga och kunna bli berikade själva. Där vi lägger det formella åt sidan för att åstadkomma det som uppskattas på riktigt i ett samarbete. Det som jag tror alla strävar efter i ett FM-uppdrag och som är en bärande del i Vested. Ett öppet samarbete byggt på en insikt om att allt inte går att avtala.
Det finns inga kurser i reciprocitet. Vi är utlämnade till att leva reciprocitet för att lära oss, och för att kunna bli bättre efter hand när vi övar. Och vi känner igen reciprocitet när vi ser den (eller mera känner den om man ska vara petig).
Wikipedia säger: Reciprocitetsprincipen går ut på att om någon gör något mot dig, finns en förväntan eller tillåtelse att göra detsamma tillbaka, respektive att om du gör något mot någon, kan du förvänta dig eller vara beredd på att den andre anser sig vara berättigad att göra detsamma mot dig.
Goda samarbeten har alltid inslag av reciprocitet, vare sig det är en medveten handling eller uppstår spontant när två människor klickar. Oavsett hur är det avgörande för framgång.
Christer Ekelund, medförfattare till Stora FM-boken.
Akta dig för att hamna i Prokrustes säng!
Prokrustes fanns för länge sen och han finns idag. Han är lika inställsam och resultatet blir ungefär likadant nu som då.
Prokrustes, den som fanns för länge sedan, var en stor stark rövare som bodde några mil nordväst om Aten. Han hade ett värdshus längs en ofta använd vandringsled. På kvällen ställde han sig utanför huset och bjöd in trötta vandrare på en kvällsmåltid och en säng för natten.
När gästen väl gått och lagt sig kunde han få utlopp för sitt sjuka krav, att gästen skulle passa i sängen. Och då menade han passa exakt. Han band fast gästen ordentligt och sen satte han i gång. Om gästen var för kort drog han med sin enorma styrka i gästens ben till dess längden passade, och var gästen för lång hämtade han sin yxa och tjopp, tjopp – gästen passade perfekt i det som vi numera kallar en Prokrustessäng eller Prokrustesbädd.
Den Prokrustes som finns idag ser också till att allt ska passa mallen.
Om resultaten av en studie, eller om erfarenhet, vittnesmål och fakta motsäger en viss lära eller ideologi, så ska empirin misshandlas för att passa till slagorden. Man sliter eller sågar, deformerar och skär bort, tills man får det svar – eller den rollfördelning, den berättelse – man ville ha från början. Det är att lägga något i en ”prokrustessäng”.
Prokrustesberättelsen är värd att tänka på inte minst för alla som jobbar med FM. FM lever i symbios med andra företag som är verksamma i en mångfald olika branscher. Det betyder att viljan till kreativ anpassning och progressivt nytänkande är en förutsättning. Vad som passar på det ena stället passar sämre i ett annat sammanhang. Inom FM liksom i andra sammanhang skapas det snabbt sanningar (Prokrustessängar) som dominerar.
I Stora FM-boken har vi som tema den vetenskapliga paradoxen; vetenskapen står för sanningen men allt förändras över tid, det som är sant i dag är därmed falskt i morgon. Vi försöker därför undvika sanningar och framhåller vikten av att inte fastna i ett enda betraktelsesätt.
Vi måste komma ihåg att alla viktiga förändringar går på tvärs med de existerande berättelserna.
Och har det någonsin funnits en mer oförutsägbar framtid än nu?
Christer Ekelund, medförfattare till Stora FM-boken.
Kollektivtrafikens utmaningar, en indikator som stöder hybridarbetstrenden.
Det ekonomiska läget för regionerna, som ansvarar för kollektivtrafiken, är minst sagt utmanande. I Stockholm ligger resandet på 80 % av vad det var före pandemin. Och visserligen har kollektivtrafikens andel av alla motoriserade resor i stort sett återhämtat sig, men eftersom färre resor görs så är indikationen tydlig.
Men cyklandet då, har inte det ökat?
Jo, men inte så mycket som man kan tro. I Stockholm gjordes 2018 drygt 63 000 cykelpassager vid mätstationerna, 2022 var de drygt 70 000. Att jämföra med att det i Stockholm görs ca 2 000 000 resor varje dag med kollektivtrafiken. Cykelresorna är därmed marginella i sammanhanget.
Slutsatsen att fler har övergått till att hybridjobba känns inte vågad att dra.
Goda eller dåliga nyheter? Det beror förstås på vems perspektiv man väljer att ta.
Låt mig koncentrera på FM-branschens perspektiv och fortsätta med kollektivtrafiken. För de finansiella problem som regionerna nu har kommer att påverka turtäthet och det kommer att leda till indragna linjer. Och de flesta servicemedarbetare inom FM torde vara beroende av kollektivtrafiken. Dåligt belägna arbetsplatser riskerar därmed att få problem med att få personalen på plats.
Låt mig släppa kollektivtrafiken och i stället titta på arbetsgivarna och hur de kan tänkas agera. Några saker samverkar här på ett negativt sätt. En möjligt stundande lågkonjunktur kommer att påverka företagen. Kostnadsbesparingar kommer bli följden och där kan vi förvänta oss både uppsägningar, omförhandlingar med leverantörer och översyn av lokalbehov och service. Något som i allra högsta grad påverkar FM-branschen.
Hur ska då FM-leverantörerna tänka? Vi har i Stora FM-boken berört ämnet i bland annat kapitlet Workplace Management och det vi beskriver i boken bekräftas nu.
Varje organisation fattar sina beslut utifrån sin situation, men visst kommer det att bli intressant att se hur organisationerna kommer att agera. Kommer trenden med strategisk arbetsplatsplanering att få sig en knäck och offras på lågkonjunkturens altare. Eller kommer det här bli en drivkraft att gå ännu längre?
Christer Ekelund, medförfattare Stora FM-boken.